用 Beancount 为团队记账

关于 Beancount 如何为团队记账的资料并不是很多，周末研究了两天，感觉有一点点收获，在这里做一下分享，如果对 Beancount 还不是很了解，可以先读一下入门系列文章：

• Beancount复式记账（一）：为什么
• Beancount复式记账（二）：借贷记账法
• Beancount复式记账（三）：结余与资产
• Beancount复式记账（四）：项目管理

团队目前的收入主要来源于苹果，而且收支账户用的是我个人的银行卡，我们就用这个现状来做例子，来讨论一下：如何通过使用 Beancount 在同一个账户下区分个人和团队的资产。团队在刚启动的时候没有启动资金来购买必需品，例如购买“苹果开发者凭证”，因此需要 beancount 能够正确记录出借资金，以及后续的归还操作。除此之外，还需要能够单独维护每个团队成员的账户，并且能够让团队成员随时查看自己的账户余额信息。下面用具体的例子来说明，满足这三个需求：

• 资产区分
• 借贷明晰
• 团队成员随时查看自己的账目

最后再讨论一下如何用 Beancount 给团队成员发股票。

托管账户与会计账户

开始之前先看一下账本的基本结构：

teamcount
  ├── accounting
  │   ├── Alice
  │   ├── Bob
  │   ├── Carol
  │   ├── David
  │   ├── Edward
  │   ├── ledger.bean
  │   └── team
  ├── custody
  │   ├── ledger.bean
  │   ├── personal.bean
  │   └── team.bean
  ├── ledger.bean
  └── shares.bean

这里面借鉴了银行的记账方式，使用Cusody 和 Accounting 两个账户来记账。Custody 即托管账户，它的主要目的是保证账户数字是对的，银行账户本质上就是一个托管账户，它能保证你存 500，再取 300，余额一定是 200，但是它不负责记录为什么存 500 和为什么取 300，用 Beancount 的术语来说，就是 Custody 的记录只有 Income 和 Expenses两类。与托管账户相反，Accounting 即会计账户，不但要记录这 500 为什么来，还要记录是从哪里来的，记录在哪个资产下面。我们平时用 Beancount 做的记录其实都是会计账户。

可以用一个简单的方法来区分 Custody和Accounting：在记录一笔交易时，如果银行账户余额会随着交易完成而有所变动，则记录在 Custody 目录下。反之，如果交易不会导致银行余额变化，则记录在 Accounting。

资产区分

Beancount 的使用始于开设帐号，好的账户设计是成功的一半，假设我个人的美国银行帐号有 $5000 美金，团队账户初始资金为 $0：

2024-01-01 * "Initial Account"
  Assets:US:BofA:Joint:Personal               5000.00 USD
  Assets:US:BofA:Joint:Team                         0 USD
  Equity:Opening-Balances

这里我使用了 Joint 关联帐号，而没有给 Team 单独开独立的虚拟账户主要有两个原因：一是因为这两个帐号的资金就是在同一个银行账户里，同时有能做到很好的区分。比如：当产品有收入从苹果转账进来时，可以直接入账团队账户，个人支出走个人账户：

2024-01-05 * "Income from Apple"
  Income:Apple:ProductA                         -500 USD
  Assets:US:BofA:Joint:Team                      500 USD

2024-01-02 * "Netflex" "Purchase Subscription"
  Assets:US:BofA:Joint:Personal                  -9.9 USD
  Expenses:Netflex                                9.9 USD

二是这样用 beancount 的 balance 校验时，可以用一行同时校验两个账户的总和，而这个总和恰好应该等于银行账户的余额：

2024-01-06 balance Assets:US:BofA             5490.1 USD

比较上下两种校验的写法，可以看到这里使用了 beancount “父结点等于所有子节点之和”这一特性：

2024-01-06 balance Assets:US:BofA:Joint:Personal  4990.1 USD
2024-01-06 balance Assets:US:BofA:Joint:Team      500 USD

通过这样的账户设置，就可以将同一个银行账户中，原来“不分你我”的资金，清晰的区分成个人和团队资金。下面我们再来看看如何从个人账户借款给团队账户。

借款与还款

初期阶段，团队资金为 0，团队花费的一些花费需要向我的个人账户借款购买，比如：域名，开发者证书等。等团队有了收入，再把这笔借款还上。以团队购买“苹果开发者许可”为例，来看一下一个完整的借贷过程是如何在 Beancount 中记录的。

首先在我个人账户里记录一笔应收帐款，表示借给了团队 99 刀：

2024-01-15 * "Team" "Lend Money to Team"
  Assets:LA:Receivables:Profity                    99 USD
  Assets:US:BofA:Joint:Personal                   -99 USD

但是此时团队账户Assets:US:BofA:Joint:Team 账户里并没有钱，因此还要从团队账户的角度，记录一笔借款债务，并将借来的钱入库：

2024-01-15 * "Team" "Borrow Money From Personal"
  Liabilities:Team:Payable:Personal               -99 USD
  Assets:US:BofA:Joint:Team                        99 USD

然后就可以进行购买了：

2024-01-15 * "Apple" "Purchase Apple Developer License"
  Assets:US:BofA:Joint:Team                      -99 USD
  Expenses:Apple:License                          99 USD

这样一笔记录分别记两笔看起来很麻烦，能不能直接从我的账户转钱给团队账户呢？Beancount 是允许这么操作的，但是缺点是，直接转账在账目看不到借款记录，将来可能就会忘记归还。而如果用了这样标准的出借流程，我个人的资产 Assets 里面有一笔应收帐款 99 USD，同时团队债务 Liabilities 里面也有一笔 -99 USD 的应付账款，就很清晰的标明有一笔借款未还。

还款的流程刚好相反，你也是需要做两笔记录：

1. 团队账户偿还借款债务：

2024-01-06 * "Personal" "Pay Back Borrowed Money"
  Assets:US:BofA:Joint:Team                       -99 USD
  Liabilities:Team:Payable:Personal                99 USD

2. 个人账户确认收款入账

2024-01-06 * "LA" "Received Lend Money"
  Assets:Personal:Receivables:Team                -99 USD
  Assets:US:BofA:Joint:Personal                    99 USD

为了更严格的Custody 里面的每一笔交易，最终的结果都能和银行余额对上，可以使用插件 “beancount.plugins.mark_unverified”，强制每一笔交易之后都必须有一个 balance 的检查，否则这条 txn 会被打上 unverified 的 metadata，这个metadata 信息在使用 fava 时，可以在 journal 视图中被标记出来。

团队成员如何查看自己账目

首先假设有团队账户有一笔收入,将这笔收入入账到团队账户:

2024-01-05 * "Income from Apple"
  Income:Apple:ProductA                         -500 USD
  Assets:US:BofA:Joint:Team                      500 USD

这笔收入在归还购买开发许可的欠款之后，还剩 401 USD

2024-01-21 balance Assets:US:BofA:Joint:Team     401 USD

假设我们团队有 5 个人，每人分 80 USD，由于这个操作只是把资金分给团队成员的子账户上，并没有真的通过转账，打到团队成员的银行上，因此这个操作不会改变银行账户余额，所以这些记录放在 Accounting 这边。具体记录如下：

首先为每个团队成员在团队账户下创建一个子账户，然后从团队角度给员工发工资：

2024-01-25 * "Salary"
  Assets:US:BofA:Joint:Team                     -400 USD
  Expenses:Salary:Alice                           80 USD
  Expenses:Salary:BoB                             80 USD
  Expenses:Salary:Carol                           80 USD
  Expenses:Salary:David                           80 USD
  Expenses:Salary:Personal                        80 USD ;myself in the team

然后再以员工角度使用 Income 收工资:

2024-01-25 * "Salary"
  Assets:US:BofA:Joint:Team:Alice                 80 USD
  Income:Salary:Team                             -80 USD

这样记两笔虽然麻烦,但是的好处多多: 当这两本账目单独看的时候，都是完整的，符合 Beancount 记账规则的完整账目；而合起来看的时候，income 和 expenses 也都有相应的记录可以对账。

当员工需要把钱从虚拟账户里转到自己的账户里时，可以记录为 Expenses:

2024-01-30 * "Alice" "Transfer Money to her account"
  Assets:US:BofA:Joint:Team:Alice                -80 USD
  Expenses:Salary:Alice

如何让团队成员随时查看呢，这时候就要用到 github 了，在 Github 上为每个员在组织账户里创建一个私有 repo，用来放 beancount 文件，例如：example-team/alice，然后给该员工只读权限，最后也是最重要的一步，你把这个账户作为 submodule 克隆回到我们的总账目录下面。 这样员工可以随时查看他自己的账目，而我也可以在总账目下做完修改，通过提交 submodule 的修改，把账目同步出去即可。

发股票

在会计准则里，股票发行总量，会提现在 Equity 里面，以负数的形式来记录，比如说，我们 5 个人，股票均分，一个人 20%，Equity 应该减记股票 Share -100%。 由于 beancount 不支持百分比，因此就可以记录如下：

2024-01-01 * "Alice" "Team Share"
  Assets:US:BofA:Joint:Team:Alice                 20 SHARE
  Equity:Team:Share

加一条记录,确认一下股票没有超发:

2024-01-30 balance Equity:Team:Share            -100 SHARE

最后总结

Beancount 有很多灵活的特性，它不但可以为个人记账，还可以为团队记账。我们使用“资产类别：组件：组件：组件”的方式，来定义出不同的账户，包括个人账户，团队账户，以及团队成员账户,父结点等于所有子节点之和这一特性非常好用。同时利用“每个文件都是一个单独账本入口”的特性，让这些账户都可以独立浏览。

当然，灵活性也是有代价了，在借贷过程中，需要重复记录两条数据，才能使每条记录”件件又着落“。我们还利用beancount 的纯文本文件，配合 github 为每个人开设了独立的账本空间，实现了简单的权限控制。最后还用到多币种的特性，为股票发放做了记录。

可以在 GitHub 上找到完整的例子源码: https://github.com/kidylee/teamcount